Международный конкурс инноваций в интранетах Intranet Innovation Awards 2010
Мар 18, 2010 опубликовано Natalia Shvetsova
Если вы недавно внедрили в интранете новое оригинальное решение, которое приносит пользу компании и помогает сотрудникам в работе, примите участие в конкурсе инноваций Intranet Innovation Awards 2010. Вы получите независимую экспертную оценку проекта и отчет о результатах конкурса с подробными описаниями лучших решений. Победителей ждет признание на международном уровне, а это укрепит доверие к интранет-команде со стороны сотрудников и руководства.
Узнайте больше: прочитайте статью о конкурсе и победителях 2008 года в Интранет Блоге (критерии оценки с тех пор не изменились) и инструкцию для участников на сайте организатора – агентства Step Two Designs.
В этом году заявки принимают до 23 апреля, а результаты Intranet Innovation Awards 2010 станут известны в сентябре.
Давайте посмотрим, какие идеи были признаны лучшими в 2009 году. Думаю, это может вдохновить интранет-команды на участие в конкурсе 2010.
Платиновый победитель 2009
Компания: CRS Australia (Австралия).
Географически распределенная организация, в которой интранет (CRSNet) – главный информационный ресурс, тесно интегрированный с SAP.
Сфера деятельности: реабилитация людей с ограниченными возможностями.
Идея: «Workflow Inbox» – контроль заявок и задач.
Каждый сотрудник видит свои активные заявки и задачи на главной странице интранета, в специальном блоке (в верхнем правом углу на скриншоте). Интранет интегрирован с SAP, и преимущество нового решения в том, что оно позволяет контролировать в одном месте задачи из разных источников: SAP и 13 приложений в интранете. Список задач всегда актуален: новые задачи отображаются сразу, без задержки, а выполненные автоматически удаляются из просмотра.
Решение помогло существенно сократить время на работу с задачами и заявками, которые раньше сотрудники согласовывали по электронной почте.
Жюри конкурса отметило еще 2 решения в CRSNet, появившиеся также в результате интеграции с SAP:
- Белые страницы – актуальная HR-информация для руководителей: праздничные дни, выходные, отпуска сотрудников и другие данные, необходимые для планирования.
- Дашборд – система контроля и анализа ключевых бизнес-показателей. Менеджеры получают нужные им данные в графическом представлении на главной странице интранета.
В SAP данные вносят, а интранет их отображает. Четкая система, которая устранила в CRS проблемы дублирования и устаревших данных.
Золотые победители 2009: основной функционал интранета
Компания: IDEO (США).
Всемирно известное агентство инноваций, в котором интранет (The Tube), конечно, новаторский. 500 сотрудников, офисы в разных странах.
Сфера деятельности: инновационные решения в дизайне и бизнесе.
Идея: Страницы сотрудников и проектов.
Выдающееся решение для представления информации о сотрудниках. Родилось оно не случайно, потому что принцип организации и работы The Tube – ориентация на людей. Все сотрудники работают в проектах (на момент конкурса в агентстве шло более 1 000 проектов), и это дает еще один срез данных. Прибавьте к этому умелое использование социальных средств и в результате получается вот что:
В IDEO считают, что при построении средств совместной работы люди, а не данные, должны быть в центре. «Мы не стараемся заносить все данные в базу знаний в надежде, что другие найдут их там. Но мы стараемся выявлять и давать в интранете такую информацию о сотрудниках, которая говорит об опыте и знаниях каждого, и это позволяет оптимально использовать потенциал людей».
В результате подхода, ориентированного на людей, появились и такие решения:
- Интранет-поиск с расширенными возможностями. Например, можно найти сотрудников с нужными навыками, или работающих в определенном офисе, или тех, у кого есть как минимум 20 часов, свободных от работы в проектах, на определенный период.
- Большие экраны, на которых отображается информация из интранета, в корпоративных кафе по всему миру.
Компания: IBM (США).
390 000 сотрудников, несколько интранетов, десятки информационных систем и средств.
Сфера деятельности: разработка программного обеспечения, оборудования, техническая поддержка и сервис.
Идея: «w3 Toolbar» – панель инструментов для браузеров.
Задача интранет-тулбара – помочь сотрудникам быстро выбирать нужное средство или информационный ресурс под текущую задачу. Новое решение, которое разработали 2 сотрудника небольшого подразделения IBM – это единый интерфейс для работы с разрозненными системами. Он повышает продуктивность работы пользователей, облегчает их ежедневную деятельность, дает обзор всех доступных средств, чтобы в нужный момент выбрать самое подходящее, а не то, которое наиболее доступно.
Возможности w3 Toolbar:
- Единый поиск по всем внутренним ресурсам и в Google.
- Закладки и рекомендации страниц, с помощью которых поисковая система определяет самый востребованный контент, чтобы улучшить качество результатов поиска для каждого сотрудника:
- Полезную страницу можно сохранить и пометить тегами, увидеть, кто еще из коллег добавил ее в закладки, и есть ли среди них кто-то с похожими интересами. Сотрудник может воспользоваться своими закладками с любого компьютера.
- Страницу можно рекомендовать коллеге или группе сотрудников, узнать, что рекомендуют другие в электронной рассылке, RSS-ленте или с помощью панели инструментов.
- Быстрый доступ к HR-ресурсам, курсу акций компании, персональным ресурсам сотрудника: профилю, блогу, подкастам, общим файлам, тегам, рекомендациям и пр.
- Blue Thx – средство, с помощью которого можно выразить благодарность и признательность коллегам и получить добрые слова от других.
Компания: SunGard (США, Новая Зеландия).
Крупная компания после крупных организационных изменений – объединили относительно самостоятельные подразделения и ввели единое управление ресурсами.
Сфера деятельности: разработка финансовых систем и приложений.
Идея: «Skills Matrix» – поиск экспертов.
После объединения в компании стало сложно найти нужного человека для проектной группы или под задачу. До этого данные о знаниях и опыте сотрудников хранили в таблицах, но таблицы быстро разрослись до 90 страниц, и ими стало невозможно пользоваться. Для решения этой проблемы интранет-команда создала Skills Matrix – средство, позволяющее искать людей с определенным опытом и просматривать списки областей экспертизы по сотрудникам.
Дополнительные возможности: «облако навыков» и рейтинги сотрудников по областям экспертизы на основе оценок коллег.
Решение дало компании такие преимущества:
- Быстрый поиск экспертов
- Успешное планирование проектов и снижение рисков в случае особых требований к опыту персонала
- Адекватное планирование обучения сотрудников
В кейсе говорится о том, что сотрудники сами вносят в систему данные о себе. Видимо, компания смогла найти организационное решение, чтобы стимулировать сотрудников поддерживать актуальность данных.
Золотые победители 2009: коммуникации и совместная работа
Компания: NYK Group (Великобритания).
Одна из ведущих транспортных компаний в мире.
Сфера деятельности: международные морские перевозки.
Идея: «News Room» – новостной сервис на вики.
Сервис создали для решения двух задач:
- Дать сотрудникам возможность в реальном времени получать и обмениваться информацией о рынке (новости о конкурентах, клиентах, отрасли, внутренние новости группы из 100 европейских компаний),
- Сократить расходы на подписки сотрудников в новостных сервисах. Каждый сотрудник подписывался отдельно и получал индивидуальную лицензию для онлайн доступа к новостным ресурсам, это стоило 400£ на человека.
В поисках дешевого решения в качестве базы выбрали корпоративную вики, которой пользовались уже больше года. Создали в ней новостную зону, заменили индивидуальные новостные лицензии сотрудников одной корпоративной лицензией и предоставили пользователям широкий выбор внутренних подписок и методов работы с информацией.
Результат: компания получила более качественный новостной сервис, повысила уровень управления информацией, снизила расходы.
Компания: Sabre (США).
Крупная компания, офисы в 60 странах.
Сфера деятельности: продукты и услуги в сфере путешествий.
Идея: «Sabre Town» – корпоративная социальная сеть в стиле Facebook, внутренняя разработка.
Созданию социальной сети предшествовал 3-летний период активного роста компании. Доля сотрудников, работающих за пределами США увеличилась с 15% до 55%. Разные страны, языки, направления бизнеса, условия работы. А раньше сотрудники знали друг друга в лицо и часто встречались. Последствия таких изменений предсказуемы: стало сложно находить людей и информацию, существующие средства не могли больше обеспечивать взаимосвязи между сотрудниками и совместную работу в распределенных группах.
Социальная сеть, полностью интегрированная с интранетом, позволяет компании:
- Укреплять корпоративную культуру, объединять людей из разных стран. Это легче сделать, когда за названиями должностей и фамилиями появляются лица и истории людей.
- Раскрывать и делать доступным коллективное знание.
- Ускорять и облегчать адаптацию новых сотрудников. По окончании вводного обучения сеть помогает им ориентироваться в реальных рабочих условиях.
- Развивать взаимопомощь сотрудников, несмотря на их удаленность друг от друга.
- Поддерживать совместную работу. Возможность поиска экспертов ускоряет решение задач и помогает эффективно использовать опыт и знания людей.
- Развивать инновации.
- Сокращать потери информации при уходе сотрудников. В сети сохраняются записи комментариев в дискуссиях, сообщений в блогах, ответы на вопросы, и они доступны через поиск.
- Выявлять в больших потоках информации самые важные и популярные темы.
- Сокращать расходы. Только за 2008 год за счет сети компания сэкономила 500 000$.
Кейс Sabr можно прочитать полностью в резюме отчета Intranet Innovations 2009 (в свободном доступе, ссылка для скачивания – на странице отчета).
Золотые победители 2009: поддержка ежедневных рабочих задач
Компания: COWI (Дания).
Офисы в странах Европы и Азии, проектная деятельность.
Сфера деятельности: консалтинг в области инженерии, экономики, защиты окружающей среды.
Идея: Портал для ведения проектов.
Задача портала – поддержать совместную работу сотрудников из разных стран и помочь менеджерам вести комплексные долгосрочные проекты в соответствии с корпоративными стандартами. Портал интегрирован с основной информационной системой компании и позволяет сотрудникам работать с задачами и документами внутри проектной группы, а также совместно с партнерами и клиентами.
До создания портала совместно работать с документами было очень сложно: оригинальные файлы, согласно требованиям системы качества, хранились на диске, физически расположенном в Дании, к которому сотрудники из других стран не имели доступа. Поэтому документы пересылали по почте и сохраняли на старом экстранете. Приходилось постоянно сверять версии, а это – неизбежные потери времени и ошибки. Участники проекта могли полноценно взаимодействовать и сотрудничать только на встречах.
Решение создано на базе MS SharePoint, и было отмечено наградой конкурса за качественную разработку функционала «Team Sites» и заметный вклад в улучшение рабочих процессов.
Компания: ЧТПЗ, Челябинский трубопрокатный завод (Россия).
Первый участник из России в этом конкурсе за все время его проведения. Интранет ЧТПЗ объединяет сотрудников в Москве, Челябинске и Первоуральске.
Сфера деятельности: металлургия.
Идея: «Мобильный сотрудник» – sms-сервис.
Сервис помогает быть всегда на связи с сотрудниками «в полях», у которых обычно с собой – только телефон. Sms можно отправить непосредственно из интранета – система интегрирована с корпоративным электронным телефонным справочником. Решение простое и понятное, и в этом его преимущество – сотрудники пользуются сервисом. 4 шага для отправки SMS: 1) найти в справочнике нужную фамилию, 2) нажать на значок sms-сервиса, 3) написать сообщение и 4) отправить.
Золотые победители: интранет как инструмент бизнеса
Компания: Prophet (США).
Крупная международная компания.
Сфера деятельности: консалтинг.
Идея: Система оценки сотрудников «360 градусов».
Благодаря новой системе менеджеры компании сократили время на сбор отзывов о работе своих сотрудников с 2 месяцев до 1 недели и избавились от утомительного процесса обработки объемных оценочных файлов.
Все этапы оценки проходят онлайн, менеджер может легко контролировать процесс и гибко настраивать его под задачи. Например, он может запросить обратную связь от тех, кто работал с сотрудником вне официальных проектов, зарегистрированных в интранете (система интегрирована в интранет-портал). Широкие возможности анализа данных позволили улучшить и развить систему критериев оценки и получать из отчетов больше полезной информации, при этом интерфейс программы удалось сохранить простым и понятным.
Это собственная разработка компании, и жюри конкурса отметило ее как отличный пример автоматизации бизнес-процесса.
Компания: AEP, American Electric Power (США).
Сфера деятельности: энергетика.
Идея: «Now Ideas» – мозговой штурм: сбор и оценка идей.
Система была задумана для решения актуальных проблем, с которыми столкнулась компания. Надо было вовлечь всех сотрудников, собрать как можно больше предложений и выявить среди них лучшие. Проект поддерживали топ-менеджеры, они поставили задачу – каждая бизнес-единица за год должна сэкономить 1,7 млн. долларов.
Первый этап проекта проходил в пилотном режиме, и сотрудники внесли 100 предложений. Из них отобрали 10, которые по предварительной оценке могли привести к экономии в 4 млн. долларов на бизнес-единицу. На следующем этапе систему запустили в полном объеме и за несколько месяцев получили столько ценных идей, что пришлось приостановить сбор предложений – требовалось время на проработку лучших. Экономия от их реализации составляла уже 8 млн. долларов на бизнес-единицу.
Проект Now Ideas отмечен наградой конкурса не только за эффективность решения, но и за высокое качество дизайна системы и процесса ее внедрения.
***
Описание кейсов и изображения для этого обзора взяты из открытых источников: с сайта организаторов Step Two Designs и из резюме отчета Intranet Innovations 2009 в свободном доступе.
Вы можете приобрести отчет Intranet Innovations 2009 (198 страниц), который содержит подробное описание кейсов и серии скриншотов интранетов-победителей. Этот материал явно не устарел. Стоимость отчета 189$.
Не забудьте, прием заявок на конкурс 2010 – до 23 апреля. Участвуйте и обменивайтесь хорошими идеями с коллегами по всему миру.
***
[...] [...]