Интранет Блог

Продолжаем тему интранет-конференций, начатую в предыдущем посте. Сегодня – о результатах IntraTeam 2010, ежегодной международной конференции, которая проходила в Копенгагене 2, 3 и 4 марта. Ее тема – будущее интранетов, задача – определить, в каком направлении развивать интранеты, чтобы максимально использовать их потенциал и увеличивать отдачу для бизнеса и сотрудников.

«Это была одна из лучших интранет-конференций за последний год», – сказала Jane McConnell, одна из ключевых докладчиков на IntraTeam 2010. Многие участники освещали событие и делились своими впечатлениями в реальном времени в Twitter (#ie10) и позже в своих блогах (список блогов). Судя по комментариям, конференция выполнила свою задачу – участники наметили направления развития интранетов на ближайшие 3-5 лет, увидели примеры «хороших практик», получили много новых идей.

Роль интранета в бизнесе должна измениться

Это главный вывод конференции. Чтобы получать больше от интранетов, мы должны ставить перед собой новые задачи, связанные с бизнесом и реальной работой. Посмотрим, как эти задачи определяют участники IntraTeam 2010.

Основные докладчики конференции – эксперты, которые работают со многими организациями по всему миру и уже несколько лет не только выявляют и формулируют тенденции в развитии интранетов, но и во многом задают ориентиры для интранет-сообщества. После выступлений они давали небольшие интервью о перспективах и текущем состоянии интранетов. Те, кто не был на конференции, могут посмотреть видеоролики и получить представление о главных темах.

James Robertson, директор Step Two Designs, австралийской группы экспертов в области интранетов и управления веб-контентом.
Доклад: Интранеты в 2015 году.
Задача доклада – показать, какие преимущества может дать интранет, какие текущие распространенные проблемы может решить, если раздвинуть границы его традиционной роли в компаниях.

«У интранета 4 основных функции: информационное обеспечение, поддержка и развитие коммуникаций, совместной работы и рабочих процессов в целом. Сегодня во многих компаниях он выполняет только 2 первые из списка. Чтобы полностью использовать потенциал интранета, специалисты должны искать ответы на вопросы: Как с помощью интранета можно улучшить результаты бизнеса, повысить удовлетворенность потребителей (клиентов), сделать компанию бережливой. Для этого члены интранет- группы должны тесно работать с лидерами бизнес-подразделений, с сотрудниками call-центров, отделов продаж, сервисного обслуживания, производства». Из интервью Джеймса «Становление интранета как бизнес-инструмента».

В основе доклада – истории из серии «Интранет будущего: принципы и сценарии». Джеймс рассказал 2 истории, которые до этого описывал в своем блоге: Первый рабочий день Сары и Запускаем механизм изменений (мне было любопытно обнаружить, что часть идей из этого сценарии мы уже реализовали в недавнем проекте для холдинга STADA CIS). Метод storytelling, по словам самого Джеймса, очень помог ему установить контакт с аудиторией и вовлечь слушателей в активную дискуссию. Прозвучавшие идеи и предложения позволили расширить сценарии, например:

• Не ждать, когда Сара (собирательный образ нового сотрудника) первый день выйдет в офис, чтобы предоставить ей информацию, нужную для работы и адаптации, а дать доступ к некоторым ресурсам заранее. Человек в спокойной домашней обстановке получит вводные, которые помогут ему сориентироваться в новом рабочем окружении.
• Использовать доступ в интранет с мобильных устройств для определения местоположения сотрудников. Координаты сотрудника и ближайшего к нему офиса компании автоматически поступают в систему и отображаются в соответствии с организацией информации в интранете.
• Использовать данные из публичных социальных сетей для контактов в корпоративной сети. Так, если Сара не возражает, система определит ее друзей в Facebook и выявит, кто из них работает в компании (разумеется, с соблюдением всех требований по защите персональной информации). После этого в интранете Сара получит предложение установить контакт со своими друзьями в корпоративной сети.

Принципы работы интранета будущего (читаем «к чему стремиться»):

• Действовать проактивно, не только реактивно
• Обеспечивать доступ из любого места
• Поддерживать полный цикл бизнес-процессов
• Фокусироваться на людях, они должны быть в центре
• Создавать у пользователей опыт взаимодействия с целостной единой системой
• Преодолевать границы (подразделений, офисов, регионов и пр.)

Jane McConnell, международный эксперт в области интранетов, автор ежегодных отчетов Global Intranet Trends, основатель агентства NetStrategy/JMC.
Доклад: Интранет будущего и новые способы работы: Назад в будущее.

Опираясь на результаты последнего обзора Global Intranet Survey, Джейн указала на растущее значение удаленного доступа в интранет, интеграции в интранет средств совместной работы и социальных медиа. По данным ее отчета 60% компаний (из 300 участников обзора) уже используют социальные технологии в интранете и 25% планируют.

Большое внимание Джейн уделила моделям управления интранетом. К примеру, Mark Morell, интранет-менеджер в British Telecom (интранет BT, по мнению Intranet Benchmarking Forum, является лучшим на сегодня интранетом) взял себе на заметку такие рекомендации:

• Внедряйте в интранете кросс-функциональную модель управления
• Определяйте ключевые решения и назначайте исполнителей
• Работайте со стейкхолдерами из бизнес- и функциональных подразделений, вовлекайте пользователей, чтобы сбалансировать их требования с требованиями бизнеса
• Помните, что в основе управления – умение договариваться: нужна политика, контроль, гибкость и здравый смысл
• Вовлекайте сотрудников на всех организационных уровнях: от топов до рабочих или рядовых служащих
• Не рассматривайте социальные медиа как нечто внешнее по отношению к интранету

Martin White, управляющий директор Intranet Focus, автор книги The Content Management Handbook, считается гуру в области корпоративного поиска.
Доклад: Готов ли ваш интранет к 2012 году?
Главная идея: эффективного интранета не может быть без стратегии. Из нее должны вытекать все решения, в том числе по таким популярным вопросам, как совместная работа, социальные медиа, мобильный доступ и пр.

Критерии готовности к новым задачам:
Интранет поддерживает контакты сотрудников

• Друг с другом
• С поставщиками
• С клиентами
• Со стейкхолдерами (не могу объяснить значение в данном контексте)

Интранет поддерживает эффективную работу

• Из любого места доступа
• На всех языках, на которых говорят сотрудники компании
• Во всех департаментах
• Независимо от используемых технологий

Руководители компаний и бизнес-подразделений считают, что интранет

• Отвечает требованиям бизнеса
• Действует проактивно
• Помогает определять риски и управлять ими
• Поддерживает принятие решений

Мартин считает, что многие сегодняшние интранеты не отвечают этим критериям. Они не имеют правильной и четкой структуры, ясной цели, явных владельцев и внутренних спонсоров.

Еще одна угроза для бизнеса – информационная перегрузка сотрудников:

• Количество информации постоянно растет
• Способность сотрудников использовать информацию растет, но медленнее
• Возможности находить нужную информацию в интранете растут еще медленнее

Этим тенденциям можно противостоять, например, с помощью настройки информационных фильтров и развития взаимосвязей между сотрудниками. Это повышает способность людей управлять информацией.

От имени пользователей

Andrew Wright и Stephan Schillerwein, партнеры международного обзора интранетов по оценкам пользователей Worldwide Intranet Challenge (WIC).
Эндрю и Стефан представили текущие результаты обзора (обсуждаем в группе WIC в LinkedIn) и бизнес-кейсы компаний, созданные в результате участия в WIC.

В отличие от исследования Jane McConnell, в котором участвуют интранет-менеджеры, WIC обращается к конечным пользователям. Компании получают обратную связь от сотрудников и возможность сравнивать свои результаты с данными других участников обзора, а также доступ к базе «лучших практик».

По результатам WIC на сегодняшний день (у обзора нет временных рамок, новые участники подключаются в любое время) пользователи считают наиболее значимым в интранете:

• доступ к нужным документам
• доступ к формам
• новости компании и отрасли

и ценят такие качества интранета, как:

• возможность находить нужную информацию
• качественные тексты, которые легко читаются
• возможность удаленного доступа
• надежность работы

Интранет-менеджеры компаний-участников могут оценить результаты обратной связи от своих пользователей по этим параметрам и определить зоны, требующие улучшений. Общие результаты 32 компаний (более 11 000 ответов пользователей) показывают, что, по мнению пользователей, больше всего нуждается в улучшениях:

• Качество поиска
• Интерактивные возможности
• Поддержка выполнения рабочих задач
• Качество контента

То есть интранеты не соответствуют ожиданиям пользователей в наиболее значимых для сотрудников вопросах.

Интранет помогает сокращать затраты

Rossen Roussev, менеджер проектов в Shell.
Доклад: Новостная панель в Shell.

Кейс о том, как компания сэкономила 15 млн. долларов за 2 года благодаря консолидации 72 внешних информационных каналов в единый новостной сервис на платформе Newsdesk (Moreover). Раньше мониторинг внешних источников для Shell выполняли отдельные агентства, и это обходилось компании в миллионы долларов.

Платформа была установлена весной 2006 года для решения двух основных задач:

• предоставить сотрудникам доступ в интранете к внешним новостям и бизнес информации и возможность настраивать новостные каналы
• консолидировать многочисленные разрозненные потоки новостей, поступающие в разное время в разные офисы компании.

В результате платформа была органично интегрирована в IT-среду компании и стала частью новой версии интранета. Она позволяет в реальном времени получать новости со всего мира на многих языках (которые используются в Shell), не требуя отдельной авторизации, плюс предоставляет возможности анализа, что существенно для таких объемов информации. Пользователи работают с материалами в контексте интранета и благодаря единству всех его интерфейсов, не испытывают сложностей при переходе от внутренних информационных каналов к внешним.

Rossen Roussev: «Комбинация качественного контента, понятного интерфейса и полной интеграции с интранетом стали главными факторами успеха: сотрудники быстро  приняли новый сервис, при том, что усилия по управлению изменениями и обучению были минимальными».

Полностью кейс Shell можно прочитать на сайте Moreover.

***

Конференция IntraTeam проходит ежегодно и каждый раз собирает лучших специалистов отрасли. Поэтому есть смысл посетить ее в следующем году, также в начале марта. Следите за началом регистрации на сайте IntraTeam.

Теги: интранет-конференции, интранет будущего, роль интранета, IntraTeam