Интранет Блог

Дек 18, 2009 опубликовано Natalia Shvetsova

С апреля по декабрь 2009 сотрудники 30 организаций из разных стран оценили свои интранеты в рамках международного обзора WIC (подробно – в статье о результатах года). Наивысшую оценку получил интранет фармацевтической компании Wyeth MENA (ОАЭ, Дубай). Он удерживает лидерскую позицию уже месяц.

О компании Wyeth MENA

Недавно Wyeth MENA стала частью Pfizer и теперь представляют крупнейшую в мире фармацевтическую компанию. Ей принадлежит ведущий портфель инновационных препаратов для лечения и профилактики различных заболеваний людей и животных. Pfizer ежегодно инвестирует около 7,5 млрд долларов в научные исследования и разработку новых лекарств, входит в список лучших работодателей.

Оценка интранета в Worldwide Intranet Challenge

Интранет Wyeth MENA по оценкам пользователей получил рейтинг 65.25% . Для сравнения средний рейтинг в WIC – 58.03%. Кроме этого интранет получил наибольшее количество баллов среди всех участников обзора по таким составляющим:

Общее восприятие интранета (внешний вид)
Поиск в интранете
Структура портала
Обсуждение рабочих вопросов
Обратная связь и комментарии пользователей
Обучение (учебные пособия, онлайн-курсы)
Доступ к рабочим приложениям
Обучение работе с интранетом

Интранет создан на платформе Webbuilder.

Удовлетворенность пользователей интранетом во многом определяется качеством поиска (сюда входит и качество структуры портала), так как эту характеристику интранета пользователи считают наиболее значимой (подробнее об этом – в статье «Что влияет на отдачу от интранета»). Wyeth MENA получила положительную обратную связь от своих сотрудников по всем вопросам анкеты, связанным с поиском и навигацией. Здесь компания занимает лидирующие позиции при сравнении с другими участниками:

Вопросы анкеты	Позиция в рейтинге
Я нахожу нужную мне информацию в интранете	2
Меню в интранете помогают мне находить нужную информацию	2
Поиск в интранете помогает мне находить нужную информацию	2
В интранете я всегда понимаю, где именно нахожусь	1

Бывает, что в интранете хорошо настроен поиск, есть много полезных сервисов, а сотрудники неактивно или не в полной мере используют возможности портала. Об одних возможностях они не знают, другие – не замечают или еще вариант – сомневаются, подходит ли средство/функция для решения текущей задачи. В результате интранет не дает максимальной отдачи, а сотрудники вынуждены искать другие ресурсы для решения отдельных задач. Такие методы, как обучение пользователей работе с интранетом, сбор обратной связи и продвижение возможностей и сервисов помогают решить проблему, повысить продуктивность работы сотрудников и их удовлетворенность от использования портала. Логично, что у интранета №1 в WIC мы видим лучшие оценки по этим направлениям. В Wyeth MENA сотрудников учат правильно пользоваться интранетом и постоянно собирают их отзывы, чтобы определить, на что обратить внимание. Пользователи этого интранета чаще других соглашались с утверждением: «Я проходил обучение работе с интранетом» (2,44 из 4 возможных баллов, при среднем балле 1,63) и отмечали более частую отправку обратной связи и комментариев об интранет-контенте.

Что касается продвижения возможностей портала, то Magdy Youssef, менеджер проектов e-Business&CRM и один из лидеров интранет-команды, в интервью посоветовал комплексно подходить к задачам маркетинга и продвижения интранета и учитывать их при разработке стратегии. Позиция «мы это сделали, значит пользователи придут» часто не дает результатов. На фото – яркий пример того, как интранет-команда может сообщать сотрудникам об успехах:

Magdy Youssef подчеркнул, что адаптация интранета в компании, его принятие сотрудниками и вовлечение людей в работу с ним во многом зависит от уровня вовлеченности руководителей и их поддержки. Это сложная задача, и для интранет-менеджеров в Wyeth MENA, и для большинства команд в других компаниях. В анкету WIC эта тема не входит, потому что пользователи, как правило, не могут оценить отношение руководителей к интранету и степень их поддержки. Зато этот вопрос тщательно изучает Джейн Макконнелл (Jane MacConnell) в рамках своего обзора «Global Intranet Trends». Отчет этого года показывает, что в 60% компаний-участников руководители высшего звена присутствуют на заседаниях управляющего комитета интранета (в 2008 – 50%, в 2007 – 35%). Однако уровень участия линейных менеджеров и руководителей среднего звена практически не изменился по сравнению с прошлым годом, и только 1/3 участников обзора сказали, что управляющий комитет у них организован руководителями высшего звена (такие же результаты были в 2008 году).*

Интервью с Magdy Youssef, одним из лидеров интранет-команды

Какие методы управления интранетом вы используете?
Методы:

Вовлечение руководителей
Комплексное маркетинговое планирование
Регулярные опросы пользователей
Повышение КПД домашней страницы
Регулярное обновление и создание нового контента
“Killer apps” – выявление и развитие самых востребованных приложений и сервисов
Поддержка пользовательского контента
Дискуссионный центр
Обучение новых сотрудников
Ежемесячная новостная рассылка
Брошюры и мобильные стенды
Прямые ссылки на интранет из e-mail
Продвижение интранета в бизнес-контексте
Автоматический запуск интранета при включении компьютера

В чем заключается поддержка интранета?
Ежемесячные задачи:

Мониторинг статистики использования
Обзор, оценка и обновление контента
Помощь авторам – поддержка, обучение, обсуждение проблем
Развитие взаимодействия с другими командами
Выполнение запросов региональных офисов
Выполнение программ стратегических проектов
Развитие знаний и навыков командной работы

Какие разделы или сервисы самые популярные в вашем интранете?
Опросы, Новости, MENA рекомендует, MENA дискуссии

Как вы обеспечиваете соответствие интранета потребностям сотрудников?
Собираем обратную связь, у нас есть специальная форма для комментариев. Каждые полгода проводим опросы для определения уровня удовлетворенности пользователей. Предоставляем каждому контент в соответствии с его задачами, позицией в оргструктуре, департаментом и регионом, в которых человек работает.

Как вы измеряете результаты интранета?

Пассивная форма: собираем статистику использования
Активная форма: проводим опросы, фокус группы и интервью с сотрудниками

Ваши планы?

Назвать наш интранет, дать ему особенное имя, создать бренд
Предоставлять сотрудникам более релевантный контент, точнее сегментируя их потребности
Внести фан, поддерживая неформальное общение между сотрудниками
Создать раздел для новых сотрудников, представлять там весь учебный материал
Сделать интранет востребованным информационным источником и драйвером развития компании

Какая задача представляет самый большой вызов, если говорить о повышении принятия пользователями интранета?
Вовлечение руководителей всех уровней в работу с интранетом.

Что вы можете посоветовать интранет-командам?
Стремитесь к максимальному КПД домашней страницы, сохраняйте в ней простоту и последовательность.

Домашняя страница Wyeth MENA.

Сколько сотрудников работает с интранетом?
Мы оцениваем уровень вовлеченности сотрудников и их отношение к интранету не только по результатам WIC. Люди голосуют пальцами. Статистика показывает существенный рост среднего количества посещенных страниц в последние 3 года. На диаграмме видно – когда мы добились поддержки руководителей, дело резко пошло в гору:

Успех интранета – заслуга команды:

На фото не все участники, в команду входят еще 12 человек.

Сравните ваш интранет с интранетом Wyeth MENA

Если вы хотите узнать мнение ваших сотрудников об интранете, получить их оценки и комментарии, сравнить свой интранет с другими, зарегистрируйтесь в WIC и начните опрос пользователей. Участие бесплатно.

* В России для многих компаний тема организации управляющего комитета интранета пока неактуальна. Часто нет даже ответственного сотрудника, и интранетом занимаются все понемногу.

***