Интранет Блог

Все больше компаний выбирают SharePoint в качестве платформы интранет-портала. Но, несмотря на рост популярности системы, количество вопросов и проблем, связанных с ее внедрением и использованием не уменьшается. Партнеры Microsoft постоянно проводят семинары и курсы для клиентов, но хочется услышать и независимые оценки, мнения экспертов и отзывы компаний о работе с SharePoint. Недавно за рубежом прошли мероприятия, которые дают такую возможность:

• конференция в Дании, посвященная SharePoint,
• вебкаст «SharePoint: правда и вымысел», организованный AIIM.
  AIIM – Association for Information and Image Management, другое название – Enterprise content management (ECM) association – некоммерческая организация с 60-летним опытом исследований, обучения и консультирования в области управления информацией.

На конференции в Дании недостатки и преимущества SharePoint, особенности его внедрения и использования обсуждали независимые эксперты, а также специалисты по внедрению SharePoint и их клиенты. Событие интересно тем, что участники пытались оценить систему комплексно, выявить, в каких условиях SharePoint дает отдачу, а когда нет, задачи, которые он решает эффективно, и с чем справляется хуже других продуктов.

Компания Prescient Digital Media (интранет консалтинг) предлагает обзор конференции – «SharePoint (MOSS) – мнения экспертов».

Вебкаст AIIM вел эксперт ассоциации, один из основателей и руководитель компании Information Architected – Карл Фраппаоло (Carl Frappaolo). Слайды его презентации доступны в сети. К вебкасту присоединились около 1000 слушателей, было задано более 100 вопросов.

Мнения пользователей о SharePoint

При подготовке к вебкасту AIIM провела опрос 592 компаний по случайной выборке. Из них 67% сказали, что используют SharePoint, 14% – планируют внедрение системы.

Результаты опроса показали, что в большинстве компаний (70%) SharePoint используют ограниченно – для создания сайтов рабочих групп и отдельных департаментов. Только 38% компаний-респондентов организует на SharePoint взаимодействие департаментов и решает общекорпоративные задачи.

Для чего внедряют и используют SharePoint?

• Чаще всего – для общего доступа к файлам. Killer app в SharePoint – сайты для совместной работы сотрудников;
• Реже для таких задач, как: поиск информации, создание портала, управление документами и информационной безопасностью;
• Практически не используется для решения следующих задач: автоматизация процессов, BPM (Business Performance Management – управление эффективностью бизнеса)/workflow, Form Processing (сканирование, распознавание записей, их верификация, хранение и использование), Records management (управление корпоративными записями), WCM (Web Content Management – управление веб-контентом), DAM (digital asset management – управление цифровыми архивами).

Большинство компаний-респондентов интегрирует SharePoint с другими системами управления контентом (ЕСМ), чтобы получить полный и максимально эффективный функционал. Поэтому часть функций SharePoint почти не используется – в других программах они реализованы лучше, и компании предпочитают обращаться непосредственно к ним, хотя и признают, что интеграция – одна из самых сложных задач при развертывании SharePoint.

Респондентов также спросили, насколько они удовлетворены функциональностью SharePoint. Оценить предлагалось 12 функций, но каждая компания оценивала только те, с которыми давно и регулярно работает. Ни одна из функций не получила наивысший балл, то есть наивысшей оценки всех респондентов. Даже общий доступ к файлам – самую популярную функцию SharePoint – оценили на «отлично» только 10% респондентов, из тех, кто ее использует. 33% дали оценку «очень хорошо».

Комментарии и вопросы пользователей SharePoint на конференции и на вебкасте были очень похожи:

Стандартная версия SharePoint не включает такие возможности, как: управление бизнес-процессами, обработка и хранение записей, разработка приложений. Они доступны в корпоративной версии, но ее стоимость уже намного выше стандартной.

Как управлять сайтами в SharePoint? Постоянно кто-то создает новые сайты, но и старые продолжают наполняться, в результате портал разрастается и с ним становится сложно работать.

При изменении структуры библиотеки документов ссылки на документы перестают работать. В предыдущей компании мы использовали систему Xerox DocuShare, которая позволяла свободно реорганизовывать библиотеку – каждый документ сохранял свой ID и постоянную ссылку. В SharePoint ссылки приходится создавать заново.

Для поддержки большого объема документов SharePoint требует масштабирования системы.

Четверть компаний (участников опроса AIIM), которые пытались наращивать SharePoint, не справились с этой задачей.

 

«По-моему, поиск неудобный. Сам поисковый механизм достаточно хороший, но интерфейс не позволяет использовать все его преимущества».

Мнения экспертов о SharePoint

На конференции звучали разные мнения, но в них четко прослеживаются оценки, в которых эксперты единодушны.
Резюме дискуссии: «У SharePoint масса преимуществ и столько же недостатков. Успех использования системы зависит от адекватной оценки ее возможностей, четкой постановки задач и правильного управления».

«SharePoint может делать многое, но немногое из этого он делает хорошо», – сказал Шон Шелл (Shawn Shell), эксперт компании CMS Watch , ведущего западного IT-аналитика.

Шон Шелл и Алан Пелц-Шарп (Alan Pelz-Sharpe, также выступал на конференции) – авторы отчета CMS Watch «The SharePoint report 2009» . Многие эксперты считают этот отчет лучшим аналитическим материалом по SharePoint как для IT специалистов, так и для руководителей компаний. Он содержит список задач, с которыми хорошо справляется MOSS, рекомендации по использованию системы, удобные таблицы для сравнения эффективности MOSS в разных бизнес-сценариях.

«MOSS – отличный продукт для небольших и средних компаний, департаментов и рабочих групп. Но, обычно, не лучший вариант для крупных компаний (от 5 до 10 тыс. пользователей)», – считает Алан Пелц-Шарп и подчеркивает, что любой продукт имеет свою аудиторию. Для больших компаний, к примеру, существует Oracle, но он, в свою очередь, не идеален в масштабах групп и департаментов.

То же относится и к функционалу системы. «MOSS 2007 пока нельзя назвать полноценной системой ЕСМ (управление корпоративной информацией), несмотря на все его возможности. Компаниям приходится решать все более сложные задачи в управлении контентом. Для этого нужен комплекс программ, а если использовать MOSS 2007, то параллельно с ЕСМ системой, а не вместо нее», – это оценка из отчета «5 успешных историй использования SharePoint» компании Gartner, еще одного ведущего западного IT-аналитика. Карл Фраппаоло в своем вебкасте дает схожую оценку: если в компании стоит задача поддерживать совместную работу сотрудников и групп, выбор SharePoint может быть верным решением. Но если первоочередная задача – внедрение ЕСМ системы, управление документами, записями или информационной безопасностью, создание клиентского портала, лучше рассмотреть другие продукты. В SharePoint эти функции пользователи считают слабыми.

Николас Хувер (Nicolas Hoover), эксперт по SharePoint и автор аналитических материалов на портале InformationWeek, описывает подход многих компаний к выбору IT-решения как « SharePoint или ничего», то есть стремление с помощью одной системы решить весь комплекс задач по управлению корпоративной информацией, независимо от того, какие задачи являются критично важными. В таких случаях, как правило, добавление модулей в SharePoint не учитывает существующие в компании бизнес-процессы, требования пользователей и бизнеса, потребности сотрудников в обучении. По мнению эксперта, привлекательность SharePoint как решения «все в одном» будет снижаться по мере разработки и распространения единых международных стандартов по управлению корпоративной информацией (контентом). Существуют программы, которые лучше SharePoint решают специфические задачи, их компании и будут использовать. Уже сейчас Alfresco (система управления контентом с открытым кодом, один из конкурентов SharePoint) имеет доступ к протоколу Microsoft Office, что позволяет системе обеспечивать совместную работу пользователей над документами в офисных программах.

В сентябре 2008 Microsoft присоединился к проекту по разработке стандартов управления данными из разных источников – «Content Management Interoperability Services», в котором участвуют EMC, IBM, Oracle и другие. Вероятно, скоро можно будет эффективно сочетать системы разных производителей, подбирая их точно под задачи компании.

Преимущества и недостатки SharePoint по мнению экспертов

Основные сильные стороны: возможности для совместной работы (общий доступ к файлам, сайты рабочих групп) и средства настройки системы в соответствии с корпоративной информационной политикой и правилами.

Другие преимущества:

• Интеграция с Office (XP-2007)
• Веб-сервисы для большинства функций
• Встроенная интеграция с SAP (еще требует доработки)
• Инструменты Business Intelligence (преобразование данных в информацию, на основе которой принимаются управленческие решения) – в стандартной версии представлены очень скромно, но обладатели корпоративных лицензий SharePoint с января 2009 года могут без дополнительной оплаты использовать PerformancePoint. Это полноценный BI-продукт Microsoft, который раньше можно было приобрести только по отдельной лицензии.
• Низкая стоимость MOSS для корпоративных клиентов Microsoft
• Microsoft начал предоставлять хостинг клиентам SharePoint – теперь системой можно пользоваться on-line

Основные слабые стороны: управление записями, архивами, цифровыми объектами.

Другие недостатки:

• Во многих случаях система эффективна только после сложных и дорогостоящих настроек
• Аналитические отчеты на базовом уровне
• Возможности поиска документов из других систем ограничены (Microsoft работает в этом направлении – например, с недавних пор в поисковые индексы SharePoint можно добавлять базы Documentum и FileNet)
• Неспособность корректно создавать и поддерживать таксономию
• Недоработаны шаблоны и такие инструменты, как вики и блоги – для корпоративной версии системы у них слабый функционал

Интересно, что основные преимущества SharePoint могут оборачиваться проблемами для компаний. Например, интеграция с MC Office повышает эффективность работы с корпоративными данными. Однако это зависит от количества программ Microsoft, установленных в компании. «Если вы покупаете SharePoint, вы покупаете Microsoft – вам придется установить еще много других программ Microsoft, чтобы SharePoint дал максимальную отдачу», – говорит Николас Хувер. Другой пример – сайты для рабочих групп и департаментов. Удобный инструмент, и создать их может любой сотрудник, для этого не нужны технические знания. Но при этом система быстро разрастается (часто до нескольких сот и даже тысяч сайтов) и, если нет четкой политики и правил, становится неуправляемой, превращается в свалку информации. Это приводит к тому, что пользователи не могут найти нужную информацию (как с помощью поиска, так и через навигацию), не знают как классифицировать и где хранить документы. Причем проблему поиска в этой ситуации не решают даже такие средства, как Google Appliance. Боб Миксон (Bob Mixon), президент компании Mixon Consulting (партнер Microsoft по внедрениям SharePoint ) привел примеры, когда компании тратили сотни тысяч долларов на поисковые системы, но не могли ими воспользоваться из-за плохой совместимости с SharePoint . «Если не разработана архитектура системы и нет единого управления, SharePoint работать не будет», – считает Боб Миксон. Это подтверждает опыт самой компании Microsoft, где через год после переноса интранета на SharePoint было создано 60 000 внутренних сайтов. Чтобы решить проблему, компания была вынуждена полностью перепроектировать портал.

При внедрении SharePoint эксперты Gartner и CMS Watch советуют:

Что делать

• Определите задачи по управлению корпоративной информацией (а также объем информации и информационные потребности), технические и функциональные требования к информационным системам.
• Прежде чем покупать SharePoint изучите другие доступные средства совместной работы, управления контентом и хранения данных (что есть в компании, и что предлагает рынок), сравните их возможности для решения ваших задач и необходимые инвестиции.
• Разработайте программу оптимального использования программ, минимизируя затраты. Подготовьте план интеграции MOSS и ECM, определите, какие технологии будут гарантировать нормальное взаимодействие этих систем.
• Чтобы SharePoint не стал очередной свалкой информации, разработайте или пересмотрите вашу корпоративную стратегию управления контентом, приоритетной (но не единственной) задачей в которой должна быть совместная работа сотрудников.
• Разработайте и внедрите стандарты работы с SharePoint .
• Установите критерии оценки контента и регулярно оценивайте его качество.
• Разрабатывайте и развивайте таксономию в SharePoint.
• Поддерживайте и поощряйте активную работу сотрудников с SharePoint.

Что не делать

• Не вводите стандарты, противоречащие философии совместной работы.
• Сокращайте бюрократию – не стройте работу в SharePoint на основе иерархической организационной структуры.
• Не игнорируйте другие программные продукты, для каждой задачи выбирайте лучшее решение.
• Не стройте программу обучения для сотрудников на основе функций системы. Нацеливайтесь на задачи сотрудников, обучайте принципам и методам совместной работы.
• Не забывайте улучшать результаты поиска в системе.

По оценкам Gartner от 40 до 60% внедрений SharePoint неуспешны, то есть задачи, ради которых внедрялась система, не были решены (или были решены частично). Но эта статистика – не приговор. С одной стороны Microsoft продолжает развивать и улучшать SharePoint, а сдругой – компании становятся более осведомленными в вопросе выбора ПО, а значит, могут более критично оценить – будет ли SharePoint лучшим решением их задач.

Предлагаем вам поделиться с коллегами опытом внедрения и использования SharePoint – оставьте, пожалуйста, свой комментарий или напишите нам: intranet@hci.ru.

Теги: SharePoint