Интранет Блог

В условиях кризиса многие компании впервые задумываются о том, какую роль в их бизнесе играет интранет-портал. Затраты на его поддержку и выгоды от использования оценивают на фоне остальных проектов, потому что приходится делать выбор. Как действовать интранет-менеджеру, чтобы оценка была точной и отражала реальную ситуацию?

Когда оказывается, что расходы на портал очевидно превышают полезный эффект, интранет-команду распускают и портал на время замораживают. Если, напротив, в интранете выявляют ресурсы, повышающие продуктивность работы сотрудников и общую эффективность компании, он становится средством выживания в кризисной ситуации, руководители дают ему «зеленый свет» и начинают тесное сотрудничество с интранет-менеджером.

Ведущий портала может повлиять на результаты оценки. Для этого надо уметь говорить с финансовым директором на языке цифр. Как подготовиться к обсуждению?

Разделите лист на 4 части и выпишите:

1. Текущие расходы на поддержку интранета.
2. Расходы, которые можно сократить без ущерба для эффективной работы портала.
3. Выгоды, которые компания стабильно получает от использования интранета.
4. Потенциальные выгоды, которые могут быть получены при добавлении новых возможностей на портал.

Текущие расходы – это зарплата сотрудников, входящих в интранет-команду, затраты на техническую поддержку, продвижение и пр. Чтобы ничего не упустить и не занизить общую цифру затрат, обратитесь за помощью в финансовый отдел. В результате у вас будет не только актуальный список расходных статей, но и точные данные по каждой из них. Это оценит финансовый директор, когда потом вы представите ему полный отчет по порталу.

Правильно сократить расходы можно с помощью анализа использования разделов и функций интранета. Нужно выявить, с какими разделами сотрудники не работают (или почти не работают) и почему. Чтобы получить такую информацию, проверьте статистику посещений разделов, статистику поисковых запросов, проведите блиц-опрос сотрудников. В «черном списке» выделите те пункты, которые могут попасть в четвертую категорию вашего отчета – «Потенциальные выгоды». Ими займетесь позже. Все остальное попытайтесь оценить – насколько отказ от этих возможностей позволит компании (и интранету) сэкономить.

Постоянные выгоды – это, как правило:

• экономия на печати и распространении материалов, которые публикуются в интранете,
• сокращение времени на поиск контактов,
• снижение ошибок и временных затрат при заполнении форм (например, учет рабочего времени) и заказе сервисов, сокращение операционных издержек на рутинные операции в тех отделах, которые принимают формы и заявки,
• экономия за счет проведения обучающих курсов на портале (оплата дорожных расходов, аренды помещения, зарплата преподавателей).

Кроме этого есть еще преимущества, которые сложно оценить количественно, но их тоже надо учитывать (многие руководители адекватно оценивают эти преимущества):

• перераспределение рабочего времени на значимые задачи за счет автоматизации рутинных операций,
• повышение качества обслуживания клиентов (сотрудники быстро находят точную информацию по запросу клиентов, изучают обратную связь и оперативно реагируют на претензии и предложения и пр.),
• своевременное получение достоверной и точной информации всеми сотрудниками (во всех филиалах и представительствах компании).

Обратите внимание в отчете, что общий эффект от постоянных выгод – это то, что компания потеряет, если интранет будет закрыт.

Потенциальные выгоды уместно указывать только в том случае, если нужные изменения в интранет можно внести быстро и с минимальными затратами, и это приведет к заметному снижению издержек и/или росту дохода.

Некоторые разделы и функции из «черного списка» после небольших улучшений могут дать дополнительные преимущества. Чтобы оценить это, проверьте, что можно использовать для решения антикризисных задач, которые сформулировали руководители компании. Следующий шаг: определите, какие изменения требуются, чтобы потенциальная возможность стала реальной. По нашей практике в любом интранете есть разделы, эффективность которых можно быстро повысить, если, к примеру, переписать текст на странице, четко структурировать информацию, сделать более точными названия и заголовки; убрать лишние элементы и правильно связать содержимое ссылками с другими материалами на портале.

Активно ищите, чем еще интранет может быть полезен компании в сложный период. Идите от задач, например:

• сократить операционные издержки, снизить нагрузку на секретарей поможет бронирование на портале переговорных комнат, корпоративных машин,
• устранить дублирование подписки на прессу, покупки литературы, снизить время на поиск нужных материалов можно с помощью удобной веб-библиотеки,
• сэкономить время и дорожные расходы при проведении встреч представителей разных городов позволят веб-конференции на портале.

Постарайтесь включить в ваши 4 списка больше пунктов, которые можно оценить количественно (время, деньги). Не бойтесь планировать затраты, если считаете, что они быстро окупятся и принесут пользу. Подведите итог. Если вам самим очевидны преимущества интранета и каждое вы можете аргументировать, договаривайтесь о встрече с финансовым директором, отстаивайте поддержку проекта и начинайте изменения.

***

Еще сообщения по теме:

Полезные советы в интранете

10 самых актуальных проблем интранет-менеджеров

Что не работает в интранете

Как развивать интранет

Видео запись “Как сделать интранет удобным и востребованным”

Теги: отдача от интранета, эффективность интранета