Интранет Блог

Проблема привлечения сотрудников в интранет актуальна для многих компаний. Ведущие порталов говорят, что реклама практически не работает. Но это зависит от того, что и как рекламировать. Если «Что», к примеру – новый раздел интранета Полезные советы по работе с ПО, а «Как» – наглядно, интересно и убедительно, отклик будет обязательно.

Сколько времени и сил мы тратим каждый день в неравной борьбе с множеством программ и приложений, начиная с обычного Word и заканчивая корпоративными информационными системами? На исправление ошибок, поиск нужных функций и возможностей уходит до нескольких часов в неделю. Это потери, которые замечают сами сотрудники. Есть еще скрытые потери – неоптимальное использование программ, то есть выполнение операции за 10 секунд, когда можно – за 2. Компания несет убытки, а сотрудники чувствуют неудовлетворенность ежедневным рабочим процессом. Если решать эту проблему с помощью интранета, он будет востребован сотрудниками и полезен компании.

Помощь в ежедневной работе

Мы давно заметили, что о «горячих» клавишах разных программ в компаниях знают немногие, а используют их единицы (даже такие известные сочетания, как Ctrl+C, Ctrl+V в Windows). В то же время навык работы с «горячими клавишами» существенно увеличивает скорость работы.

Решение: Разместите в интранете списки «горячих» клавиш по тем программам, с которыми работают ваши сотрудники. Лучше, если вначале это будут небольшие списки – только наиболее употребимые сочетания по каждой программе, чтобы люди попробовали их, как говорится «почувствовали разницу», привыкли. Со временем их можно будет постепенно дополнять. Хорошо, если у самих сотрудников будет возможность добавлять новые записи.

В интернете можно найти «горячие» клавиши для многих программ и сделать из них свои списки. Мы рекомендуем сайт, который так и называется – Горячие клавиши, где собрана информация по многим программам, включая Microsoft Office, Windows XP, Windows Vista, Internet Explorer 7, Gmail, 1С: Предприятие, Skype и пр.

Если вы пользуетесь сервисами Google для работы, посмотрите «быстрые» клавиши для Google docs и Google календаря.

Основные сочетания клавиш для Lotus Notes тоже есть в интернете. Полные списки – в документации к программе, раздел «Специальные возможности/Часто используемые сочетания клавиш».

Составить списки по другим программам (в том числе бизнес-приложениям) вам помогут специалисты IT отдела.

Продвижение: Ссылку на новый раздел интранета дайте на домашней странице. Разместите анонс в новостях, расскажите о том, как «горячие» клавиши помогают в работе с компьютером, дайте несколько примеров. Если предусмотрено добавление информации сотрудниками, укажите это и дайте пошаговую инструкцию. Анонс можно продублировать на информационных стендах, в корпоративной газете и почтовой рассылке.

Добавьте описание раздела в Книгу нового сотрудника, чтобы люди привыкали пользоваться «горячими» клавишами (и интранетом) с первых дней работы в компании. Если бюджет интранет портала позволяет, выпустите рекламные печатные материалы. Это может быть небольшой настольный календарь с основными «горячими» клавишами по программам на каждой странице и ссылками на раздел интранета. Удачный вариант (для примера) есть у Microsoft в пакете Expression Studio:

Интересное решение – линейка-треугольник с таблицами «горячих» клавиш на каждой стороне:

Треугольник на фото сделан из пластика с бумажными вставками, но его можно изготовить целиком из плотной бумаги.

Если вам нужна помощь в дизайне и изготовлении рекламных материалов для продвижения интранета, пишите, пожалуйста: Intranet@hci.ru. Мы разработаем решения под ваши задачи.

Советы сообщества

Если вы не хотите ограничиваться только «горячими» клавишами, раздел полезных советов по работе с компьютерными программами можно развивать, развивая при этом навыки сотрудников.

Решение: Пример того, что можно сделать, опять же от Microsoft: симпатичный сервис Community Clips для пользователей продуктов Microsoft Office, позволяющий быстро искать и обмениваться советами по работе с программами.

Советы не обязаны копировать официальные справочные тексты, это могут быть нестандартные решения и находки пользователей. Все «how-to» представлены на видео, которые записывают сами пользователи с помощью специальной программки, доступной на сайте. После установки на компьютере программка записывает движения мышки на экране и звук, так что показ действий можно сопровождать объяснением.

После установки программы иконки Community Clips появляются на панели быстрого доступа в программах Office и на панели задач компьютера.

Советы разделены по продуктам Microsoft (от Access до Word, есть и Share Point):

Зарегистрированные пользователи (для этого надо иметь Live ID) могут задавать советам тэги, комментировать их, оценивать и отправлять по почте, подписываться на обновления по отдельным продуктам. Дизайн сайта простой и понятный: на главной странице – зоны Найди и Создай (со списком последних запросов, по которым пока нет видео), 5 самых популярных и 5 последних добавленных демо, а также топ самых активных участников сообщества (рейтинг составляется по количеству добавленных видео, комментариев и оценок). Как уже понятно из описания, пользователи не только выкладывают советы, но и оставляют запросы – какие подсказки им требуются. Перед тем, как писать запрос, можно проверить, нет ли его уже в базе, и если есть – не дублировать, а присоединить к нему свой голос:

Сервис пока поддерживает только английский и китайский языки. Если для сотрудников английский – не проблема, можно дать ссылку на сайт, чтобы люди посмотрели нужные ролики и подписались на обновления, либо разместить отдельные демо прямо в своем интранете (такая возможность тоже есть). Второй вариант – разработать подобный сервис собственными силами и дополнить им список «горячих» клавиш в интранете. Вместо Community Clips 1.0 можно использовать любую программу для записи действий на экране монитора, выбор в интернете достаточно большой (например, CamStudio). Преимущества второго варианта очевидны:

• обучающие ролики можно собирать по любой программе или приложению, которые используются в компании,

• русский язык интерфейса для пользователей,

• часть советов «how-to» не обязательно представлять в видео, подойдут обычные сообщения,

• IT отдел избавится от необходимости объяснять одно и то же каждому сотруднику, если подготовит ролики по наиболее востребованным запросам,

• на видео можно снимать не только советы, но и проблемы, возникающие при работе с ПО. Если в компании много офисов, а IT отдел один, такая возможность значительно ускорит решение проблем,

• такой раздел интранета с полным правом может стать частью корпоративной базы знаний,

• сервис привлечет сотрудников на портал, так как его польза для решения ежедневных задач очевидна.

Продвижение: Такое же, как для «горячих» клавиш. Хорошо сработает пример ролика на домашней странице интранета с кратким описанием сервиса и ссылкой на пошаговую инструкцию для участников. Чтобы удерживать внимание пользователей, ролик лучше регулярно менять, демонстрируя самые популярные видео. Отдельный акцент в сообщении о новом сервисе можно сделать на элементах Веб 2.0, которые используются в разделе – сейчас эта тема очень популярна, так что ваш интранет будет отвечать современным тенденциям.

*********************

Интересно узнать, есть ли у кого-то опыт создания подобных «полезных» страничек интранета на другие темы, не связанные с IT? Напишите нам, пожалуйста: intranet@hci.ru, или оставьте комментарий.

***

Еще статьи по теме:

Видео запись «Как сделать интранет удобным и востребованным»

Что не работает в интранете

Конкурс инноваций в интранете Intranet Innovations 2008

Теги: обучение пользователей, сообщества в интранете, горячие клавиши