Интранет Блог

Эффективная система управления знаниями в компании предполагает не только быстрый поиск нужных материалов или документов, но также четкую картину того, кто носители знаний и каких, и простой точный поиск экспертов по разным вопросам. И если технологии сбора и хранения корпоративных знаний активно развиваются, то создание баз экспертов – пока проблема для многих компаний. Поэтому интересно познакомиться с успешным опытом, и мы расскажем о том, какое решение нашли в IBM.

Несколько лет назад в IBM обнаружили, что 40% сотрудников не обновляют свои персональные странички в корпоративном справочнике Blue Pages (часть интранета IBM) по полгода и более, то есть не заносят информацию о выполненных проектах, новом опыте и знаниях, найденных решениях и пр. Для компании, в которой работает около 385 000 человек, это означало ощутимые потери общего корпоративного знания и проблемы с поиском экспертов в разных областях. Наиболее распространенное решение в таких случаях – усилить контроль и заставить сотрудников регулярно вносить информацию в базу. В IBM поступили иначе – разработали другое средство, которое сразу стало популярным и решило проблему поиска носителей знаний. Новая система (Fringe) позволяла добавлять к профилю каждого сотрудника ключевые слова – теги – определяющие область его экспертизы. «Присваивание тегов – это форма социальных закладок, которые позволяют людям организовывать свои контакты в группы, делать к ним пометки и искать сотрудников по ключевым словам», – говорит один из разработчиков. Это стало решением и для вечной проблемы обновления на персональных страничках информации об интересах и опыте – теги помогают сотрудникам поддерживать профили друг друга в актуальном состоянии.

Личные странички сотрудников в интранете IBM содержат контактную информацию из баз HR; данные из Blue Pages: сообщества, в которые входит сотрудник, его сообщения в блогах, закладки; и теги:

• Сотрудники могут добавлять к профилям коллег любые теги или ключевые слова.
• Все новые теги сохраняются у обеих сторон: у того, кто назначил, и у того, кому присвоили тег. Скрытых, а также анонимных тегов нет, к каждому привязан автор.
• Человек получает уведомление о каждом новом теге, добавленном в его профиль. Часто люди задают в ответ ключевое слово автору нового тега, усиливая взаимные связи в системе.
• Сотрудники могут создавать теги для собственных профилей, определяя ключевыми словами свою сферу компетенции и интересов.
• На страничке каждого сотрудника можно посмотреть облако тегов, которые он назначил другим, а также облако тегов, которые присвоены его профилю.

• С каждого тега можно по ссылке перейти на страничку автора и, соответственно, на все его теги.
• Пользователи могут назначать теги даже через корпоративный чат.

Такая система – не что иное как форма управления контактами. Сотрудники подтверждают, что теги точно отражают интересы и сферу деятельности каждого из них. При этом оскорбительные или неадекватные теги не появляются. Ежедневно, решая рабочие задачи, сотрудники пользуются поиском коллег – экспертов с помощью нового средства. Дополнительная возможность поиска – визуализация связей «теги-сотрудники».

С любого профиля во Fringe можно перейти по ссылке на страницу с облаком последних 100 активных тегов. На ней есть список профилей, к которым недавно были добавлены ключевые слова, а также – список авторов последних тегов. Это позволяет отслеживать тенденции работы с тегами. Например, происходит событие – сотрудник центра исследований начинает читать интересную лекцию о том, как в IBM вторично используют кремниевые пластины в панелях солнечных батарей. В ответ на это может увеличиться использование тегов «солнечный» и «вторичное использование пластин», так что они окажутся на вершине облака, а лектор попадет в топ-список отмеченных тегами профилей.

По сравнению с социальной сетью IBM – Beehive, Fringe набирает обороты и расширяется не очень стремительно. На сегодня данные такие:

• 206 000 контактов
• 55 000 профилей, помеченных тегами
• Среднее количество тегов на профиле: 3,21
• 8 500 авторов тегов
• В среднем на одного автора приходится 20,73 тега
• Общее количество тегов: 178 000
• Тегов, назначенных сотрудниками на собственных профилях: 31 569
• Основные группы тегов: специальность (архитектор, разработчик), область знаний (java, управление знаниями), проекты, события, города и страны, интересы и пр.

Цифры говорят о том, что многочисленное сообщество IBM пользуется преимуществом системы тегов, созданных меньшинством (что происходит во многих социальных сетях). Теги приносят пользу не только тем, кто их создает, но и тем, кто получает, и всему сообществу.

Поиск сотрудников по тегам. Дополнительные блоки – Связанные теги, Закладки по теме.

Как связаны две системы в компании: социальная сеть Beehive и Fringe? У них разные цели. Цель Fringe – обеспечить релевантность данных в директории сотрудников и повысить ее эффективность. Основные различия систем:

• Каждый сотрудник получает страничку во Fringe и автоматически становится участником системы, участия в Beehive требует активных действий.
• Контент в Beehive – фотографии, события, обсуждения – вводится вручную. Fringe подтягивает данные сотрудников автоматически (за исключением тегов, разумеется).
• Beehive – средство коммуникации, Fringe – справочник сотрудников и поиск экспертов.

Менеджеры систем не исключают их объединение в дальнейшем, но на данном этапе у каждой рабочей группы свои планы. Разработчики Fringe готовятся запустить новую версию системы, которая будет собирать данные о сотрудниках из еще большего количества источников. Это значит, что теги свяжут между собой еще больше корпоративных систем, повышая эффективность Fringe.

**********************

При подготовке материала была использована статья «IBM Fringe: Employee social networking with a purpose».

Теги: Fringe, вовлечение сотрудников, справочник сотрудников, тэги в интранете