10 самых актуальных проблем интранет-менеджеров
Сен 2, 2008 опубликовано Natalia Shvetsova
Результаты опроса в рамках Международного обзора интранетов– 2008 Global Intranet Survey.
Агентство NetStrategy/JMC проводит третий ежегодный Международный Обзор Интранетов 2008. В предыдущие 2 года в обзоре участвовали 101 и 178 компаний, из Европы, Северной Америки и Азиатско-тихоокеанского региона. По результатам обзора выходит отчет Международные тенденции интранетов.
Сбор данных в этом году продлен до 5 сентября, отчеты можно будет заказать в октябре (стоимость ориентировочно $500). Участникам опроса отчеты высылаются бесплатно (вы еще успеете подать заявку).
Чтобы определить какие темы осветить в отчете более подробно, в июне NetStrategy/JMC провело краткий опрос 114 компаний, которые заявили о своем участии в Обзоре интранетов. Интранет-менеджеров просили назвать проблему, которая сегодня является наиболее актуальной для развития интранета в их компании, и выделить направление, по которому они хотели бы получить информацию в итоговом отчете.
Нам было интересно узнать, какие вопросы задают интранет-менеджеры во всем мире. Оказалось, практически те же, что мы слышим в ходе консультаций и проектов по юзабилити оптимизации интранетов. Представляем 10 самых актуальных вопросов международного интранет-сообщества и краткие выводы по результатам опроса (по материалам сайта NetStrategy/JMC).
Количество участников: 114. Данные были собраны в июне 2008 г.
-
Поиск и релевантность поиска: учет характеристик пользователей при поиске, удовлетворенность
-
Роль интранета в представлении сотрудников и руководителей
-
Сложности, препятствующие реализации потенциала интранета
-
Средства и возможности Веб 2.0: задачи и опыт использования
-
Единая точка входа: интеграция приложений, других корпоративных информационных ресурсов
-
Поиск людей: справочники, поиск экспертов
-
Принятие интранета пользователями, изменение привычных моделей поведения и образа мышления
-
Совместная работа и обмен знаниями: «традиционные средства»
-
Будущее интранет портала – ваше видение
-
Социальные сети в компании
1. Мы возвращаемся к основам интранета – релевантность поиска и восприятие интранета сотрудниками.
Качество поиска в этом году лидирует по значимости для ведущих интранет порталов. Далее следуют: понимание роли интранета в компании и сложности, мешающие его развитию.
Эти фундаментальные вопросы вполне могли быть отодвинуты на второй план такими модными темами, как социальные сети и Веб 2.0. Однако этого не произошло.
2. Растет важность принятия интранета пользователями, потребность в юзабилити.
В прошлом году темы «юзабилити и человеко-центрированный дизайн» оказались на первом месте в списке запланированных инвестиций в интранет порталы. Эту тенденцию мы видим и сейчас – в этом году «признание пользователей» стало третьей по значимости темой в развитии интранетов (если объединить значения «высокая важность» и «средняя важность»).
В России также заметен рост интереса к удобству и эффективности интранет порталов, что радует.
3. «Управление» порталом становится насущной задачей: люди + участие + контент + качество.
Интранет-менеджеры концентрируют свое внимание на:
-
моделях публикации контента, ответственности и качестве,
-
привлечении авторов и их мотивации,
-
организации совместной работы людей.
Вот несколько цитат из ответов участников:
«Что касается управления, я бы хотел узнать, какие модели публикации контента (централизованная, распределенная, смешанная, другие) применяют компании, а также – как они обеспечивают качество и последовательность контента (контроль, стандарты и пр.)»
«Как добиться, чтобы у всех текстов был владелец, и как работать с владельцами контента, чтобы они поддерживали его в актуальном состоянии? Мы пытаемся решить эти вопросы».
«Для меня сложность заключается в том, как добиться признания интранета в компании, выделения бюджета на его развитие и вовлечения людей в совместную работу, чтобы сотрудники видели общие задачи, а не вели какую-то одну свою «фишку» на портале, которая не согласуется с действиями всей интранет-команды».
«Я бы хотел узнать, используют ли крупные компании программы и механизмы для повышения качества интранета в целом. Распределенная модель публикации контента не работает в CMS – системах управления контентом. При развитии интранета каждый сотрудник создает частичку портала – как компании развивают у сотрудников навыки эффективных он-лайн коммуникаций? Кто является главным редактором интранета, имеющим целостное представление о нем? Есть ли у сотрудников или групп, ведущих интранет, достаточные полномочия для обеспечения соблюдения стандартов? И есть ли такие стандарты в компаниях? Если да, как они выглядят и каких результатов компании достигли с их помощью?»
4. Интранет-мененджеров начинают воспринимать как профессионалов.
В 2006 и 2007 годах результаты обзоров показали, что ведущие интранетов многих компаний чувствуют низкую значимость своей роли. Обзор 2008 отчасти попытается ответить на вопросы:
«Каковы самые важные навыки, необходимые интранет-менеджеру; какие сложности существуют для тех, кто хочет начать работать в этой сфере/хочет оставить ее; какой тип людей наиболее подходит для этой работы?»
5. Важность соответствия потребностям пользователей и персонализации все еще обсуждается.
Данные обзоров в 2006 и 2007 годах демонстрировали рост интереса к этим вопросам.
«Нас интересует, до какой степени пользователь может настраивать интранет под себя. Какое количество ролей в управлении интранетом является оптимальным? Стоит ли давать авторам право самим определять целевую группу для своей информации? Или решение надо принимать совместно с представителями разных групп? Какая степень персонализации имеет смысл? Часто можно услышать, что сотрудники не персонализируют свои домашние страницы. Стоит ли интранет-команде уделять внимание этому вопросу?»
6. Вопросы социальных медиа рассматриваются, прежде всего, с точки зрения поведения, а не технических аспектов.
Шумиха вокруг этой темы растет, и интранет-менеджеры интересуются, как другие компании внедряют средства социального общения. Например, что делают для их принятия пользователями? Как управляют ими в жестко регламентированных условиях
«С одной стороны люди хотят пользоваться возможностями Веб 2.0, но с другой стороны очень сложно заставить их отказаться от использования для ряда задач электронной почты и общих папок на сервере».
«Каково отношение компаний к участию сотрудников в социальных сетях в рабочее время? Моя компания заблокировала сайты всех социальных сетей. Интересно, в компаниях, где разрешен доступ к таким ресурсам, не злоупотребляют ли сотрудники этой возможностью?»
«Если вы определили, что необходимо работать над справочниками сотрудников/личными страничками/организационной структурой в интранете – пожалуйста, занимайтесь этим. Эти задачи очень важны, они являются теми самыми «killer apps», (то есть самые популярные в компании, привлекают сотрудников в интранет), однако часто реализованы плохо. Для таких задач можно использовать средства социальных медиа – например, чтобы найти коллегу вашего коллеги».
7. Как установить приоритеты и определить подходящий момент для важных изменений?
На что компании тратят свое время и деньги? Как они меняют восприятие интранета сотрудниками с образа статичного портала на «динамическое средство работы»?
«В работе с интранетом так много важных вопросов. На что компании направляют свое время и средства?»
«Срывы проектов – актуальная проблема. Не сложно разработать стратегию, требования, приоритеты, сделать первые шаги, но что происходит потом? Как компании добиваются целостного взгляда на интранет и поддерживают осведомленность о том, что в нем происходит, чтобы избегать таких вопросов, как: «Мы все еще там же?», «Мы уже выделяли средства на проект в прошлом году, зачем вам опять потребовались деньги?», «Проект все еще не закончен?» Необходимо менять образ интранета со статичного неизменяемого проекта на средство ежедневной работы, которое способно расти, развиваться и постоянно меняться».
Результаты опроса позволяют сопоставить проблемы, волнующие каждого ведущего интранета, с тем, как развиваются интранеты в других компаниях и в других странах, с какими сложностями сталкиваются интранет-менеджеры в мире, на какие вопросы ищут ответы. Мы участвуем в Обзоре интранетов вместе с компанией, где сейчас проводим юзабилити оптимизацию интранета. После публикации отчетов по результатам Обзора мы опишем некоторые интересные тенденции.
В опросе приняли участие компании разных размеров:
Еще сообщения по теме:
Интранет – дополнительные расходы или преимущество в период кризиса?
Видео запись «Как сделать интранет удобным и востребованным»
Предполагает ли участие в обзоре соблюдение конфиденциальности информации и заявил ли для участие кто-нибудь из российских компаний? Спасибо.
Юлия, хороший вопрос.
Все компании-участники обзора получают соглашение о конфиденциальности, подписанное агентством NetStrategy/JMC.
Что касается участников из России, мы пока знаем только одную компанию, так как сейчас ведем в ней проект – это международный фармацевтический холдинг. Действительно, было бы интересно узнать, какие еще отечественные компании отправили свои анкеты.
Обращаюсь к нашим читателям: если вы приняли участие в 2008 Global Intranet Survey, напишите, пожалуйста, об этом, а также о своих ожиданиях от итогового отчета.
Наталья Швецова.
Наталья, как я бы с удовольствием приняла участие от лица нашей компании, где занимаюсь развитием Интранета, но есть опасения, что уровень знаний английского языка не позволит в полной мере ответить на вопросы.
Юлия, добрый день.
Да, чтобы заполнить анкету, нужно иметь базовые знания бизнес-английского. К сожалению, в этом году прием заявок уже закончен. В следующем году мы, возможно, будем партнерами этого Обзора в России, и сообщим о начале проекта заранее. Так у вас будет возможность самостоятельно или с помощью коллег ответить на английском на вопросы анкеты. А мы вам поможем, если возникнут сложности в понимании тем.
Юлия, а что вы ожидаете от этого Обзора? Какие вопросы для вас сегодня самые актуальные?
Из самых актуальных: навыки, знания и личностные характеристики, необходимые для Интранет-менеджера (с учетом российской специфики этой молодой професси). Обмен опытом с зарубежными коллегами по данному вопросу. Проблемы взаимодействия HR и IT подразделений в ходе реализации проекта внедрения и развития внутреннего портала.
Юлия, вопросы, которые вы назвали, волнуют многих интранет-менеджеров. Мы часто слышим их в компаниях, где проводим проекты. В России, как и в других странах, эти темы обсуждаются в профессиональных сообществах.
О профессиональном профиле и задачах ведущего интранета (а также других участников интранет-команды) мы планируем в ближайшее время написать на блоге и включить эту тему в наш курс по созданию и развитию интранет порталов. Проблемы взаимодействия с IT подразделением уже входят в программу курса. Мнение зарубежных коллег мы постараемся представить, когда будем рассказывать о результатах Международного обзора интранетов 2008.
Может быть кто-то еще из читателей блога выскажется о «наболевшем» или поделится опытом решения проблем?
Наталья, еще хотелось бы на страницах вашего блога узнать о платформах, на которых могут быть реализованы внутренние порталы, их особенности и примеры реализации. Спасибо.
[...] 10 самых актуальных проблем интранет-менеджеров [...]