Интранет Блог

В предыдущих статьях (Вики в интранете-1 и Вики в интранете-2) мы рассказывали о применении вики в интранете. При подготовке статей мы использовали материалы с сайтов Стюарта Мадера (Stewart Mader – бизнес-консультант в области организационного развития, управления проектами, управления знаниями. Популяризатор вики-технологии): Grow your wiki, Wikipatterns.com. Сегодня публикуем с ним интервью, которое Стюарт дал специально для читателей Интранет Блога.

1. Существуют ли организационные факторы, позволяющие определить, готова ли компания внедрять вики?

Да. Лучше всего эту тему раскрыл Винченцо Каммарата (Vincenzo Cammarata), один из авторов моего блога, в серии Викибилити: 8 культурных факторов, помогающих компаниям работать в вики.

8 факторов включают:
1. Быстрота
В данном случае под быстротой понимается доступ к контенту и ресурсам, обновляемым в реальном времени (данные, информация или знания, физические ресурсы)
2. Гибкость
Возможность гибко организовывать рабочее пространство. Это позволяет сотруднику управлять не только собственной работой, временем и ресурсами, но активно действовать и оказывать влияние на распределение ресурсов в рамках определенного сообщества (как на уровне рабочей группы, так и на уровне компании). Так человек получает целостную картину процессов, происходящих в сообществе (или нескольких сообществах), и становится активным участником общей деятельности.
3. Совместное использование
В основе этого фактора лежит концепция демократичного доступа ко всем видам ресурсов и их совместное использование, начиная с физических средств и заканчивая данными, и даже идеями людей.
4. Сотрудничество
Важно, чтобы люди имели возможность совместно работать над задачами, создавая при этом новое знание. Если они просто вместе выполняют какой-то процесс, в котором каждый участник использует имеющиеся у него знания, это, по мнению автора, сотрудничеством назвать нельзя. Для развития сотрудничества нужна организационная поддержка – вовлечение сотрудников в решение различных задач и объединение в проектах экспертов из разных областей.
5. Социальная сеть
Базовый фактор для внедрения вики, позволяющий коренным образом изменить организационную культуру и повысить эффективность компании. Начать лучше с создания персональных страниц сотрудников, если возможно, с внутренними блогами.
6. Равноправный информационный обмен
Философия вики и принципы организационной иерархии имеют мало общего. Возможность равноправного участия в вики, независимо от уровня должности – это первый шаг к устранению барьеров для сотрудничества, участия и вовлеченности сотрудников в жизнь компании. Равным должен быть как доступ к информации, так и возможность создавать корпоративное знание.
7. Открытость
Люди работают лучше, если у них есть доступ к нужной информации. Возможность узнать данные членов другой группы, познакомиться с их планами и проектами позволяет каждой команде эффективнее принимать решения.
8. Доверие
Это ключевой момент изменения культуры при переходе от индивидуальной к совместной работе. Доверие важно не только для внедрения вики, без него невозможно творчество, а значит, и инновации.

Мы изложили основные идеи статьи, вы можете прочитать ее на сайте Grow your wiki, на английском. (Здесь и далее комментарии и дополнения редактора Интранет Блога выделены курсивом.)

Для многосторонней оценки каждого фактора в компании автор предлагает опросник Wikibility Innovation Oriented Workplaces Audit (WIOWA) с описанием методики проведения исследования и обработки результатов (на английском).

2. Каким образом национальная и корпоративная культура влияет на методы использования вики?

Компании, в которых развита культура совместной работы и обмена знаниями, в последнее время все более широко и успешно применяют вики. Однако я знаю несколько компаний, в которых организационная культура носит ограничительный характер, жестко определяет нормы поведения сотрудников (например, службы разведки), тем не менее, им удается эффективно использовать вики. Прежде всего этому способствует тот факт, что люди, работающие в подобной среде, имеют четкое представление о том, какую информацию можно открывать для совместной работы, а для какой необходимо поддерживать режим секретности. Самый важный фактор успеха – это желание попробовать вики и найти для этой технологии лучшее применение в организации.

3. Некоторые российские компании сталкиваются с проблемой вовлечения сотрудников в создание контента. Какие рекомендации вы можете дать ведущим интранетов?

Поэтапный подход (имеется в виду внедрение вики пилотным проектом в рамках небольшой группы и в последующем постепенное вовлечение остальных сотрудников) приводит со временем к принятию вики в компании, позволяет уделять командам, подразделениям и проектам необходимое внимание и оказывать помощь в освоении нового средства. Каждый новый успех активно обсуждается, что порождает у других интерес и желание попробовать. Моя книга Wikipatterns (Паттерны вики)- практическое руководство по применению этого подхода для принятия вики сотрудниками. Я провожу стратегические консультации для руководителей и мастер-классы для рабочих групп и команд, в которых помогаю правильно и эффективно начать использовать вики, что сразу положительно сказывается на их работе. (Более подробно о моих услугах на моем сайте: Grow Your Wiki)

4. Существует много средств корпоративных коммуникаций: интранет, вики, газета, информационный стенд и т.д. Часто они конкурируют друг с другом. Как сделать так, чтобы они работали слаженно, дополняли и усиливали взаимный эффект?

В компаниях я объясняю, что вики должны быть виртуальным продолжением физического рабочего пространства. Таким образом, это не просто еще один инструмент, требующий отдельного внимания и времени, а основное пространство компании для ведения проектов, управления знаниями и совместной работы. Кроме того, специальные средства используются по необходимости, в то время как вики может служить ключевым элементом рабочей среды, независимо от того, какие еще средства используются.

5. Вы рассматриваете вики и интранет как достаточно независимые инструменты. Что их связывает, и в каких случаях они работают самостоятельно?

CMS (система управления контентом) в интранете хорошо решает такие задачи, как поддержка корпоративного портала. Вики для этого не очень подходит, в ней нет таких возможностей CMS, как например, функция проверки и одобрения операций и документов перед публикацией.
Вики успешно работает для решения таких задач, как ведение совместных проектов, баз знаний, разработка документации, регистрация повестки и результатов собраний, накопление неформализованных знаний (знаний, не связанных с определенными проектами, но необходимых для поддержания общего рабочего процесса. Например, как заказывать канцелярские товары, составлять отчет о расходах, инструкции, политики и процедуры компании).
Следующие три характеристики являются основными для понимания отличий между корпоративным вики-сайтом (который используется только сотрудниками) и вики в интернете (на сайтах общего доступа):

Зоны – корпоративные вики организуют информацию по зонам на основе проектов или в соответствии с работой групп сотрудников. Затем доступ предоставляется тем, кому это необходимо.

Безопасность – вики в интернете часто открыты для общего чтения и редактирования, иногда даже не требуя регистрации. Для доступа к корпоративному вики у человека должен быть пароль, а для доступа к определенным зонам – разрешение.

Интеграция – корпоративные вики позволяют использовать те же пароли, которые служат для доступа к почте, внутреннему сайту и пр.

Здесь Стюарт Мадер, возможно, использовал публичные вики как основу для сравнения, с тем, чтобы более отчетливо показать основные характеристики корпоративных вики. Он не обозначил четко в своем ответе, в чем состоит связь интранета и вики, может быть для него это очевидно. Однако это непростая задача – определить, какие задачи будет решать вики в компании: что в интранете стоит перенести на вики, как сотрудники смогут использовать совместно два эти средства, как усилить их взаимный эффект.

6. Расскажите о каких-нибудь интересных проектах или решениях из вашей практики.

Самые интересные возможности корпоративных вики:

• Организует информацию по проектам так, что по каждому из них люди могут иметь целостное представление.
• Ускоряет рабочий процесс и сокращает риск, связанный с электронной почтой и документами, которые можно потерять или перепутать версии.
• Информирует всех о продвижении проекта, так что люди могут не беспокоиться, что пропустят важную информацию.
• Дает постоянную обратную связь. Это ускоряет общий процесс и делает его эффективнее, так как изменения легче внести в ходе работы, чем после завершения проекта.

Такие компании как , Sun Microsystems, SAP, Sony Ericsson, Cisco, и Red Ant используют вики различными способами, включая некоторые из описанных выше. Об этом более подробно – на моем блоге в статье «7 эффективных способов использования вики и компании, которые получают от этого выгоду» .

Приводим краткий перевод примеров применения вики в компаниях:

В SAP на вики построена сеть разработчиков. Основные критерии, по которым контент решают размещать в вики – это его изменчивость, динамичность, тенденция к расширению и тема, предполагающая совместную работу. Перед публикацией контента в вики сотрудник задает себе вопрос: Хочу ли я, чтобы другие имели возможность изменять, расширять, редактировать то, что я написал?

Pixar – известный производитель мультфильмов использует вики для управления производством, что помогает лучше координировать современные компьютеризированные средства анимации.

В Sun Microsystems вики используют прежде всего для совместной работы над документацией. Не все разделы полностью посвящены Sun, так как в компании считают, что вики успешно работает, только если информация интересна всем участникам.

Red Ant – австралийская студия веб-дизайна и разработки – считает вики основным средством взаимодействия своих сотрудников с клиентами. Дизайнеры, выполнив работу, размещают изображение на отдельной странице. Разработчики, менеджеры проектов и клиенты оценивают продукт и оставляют свои комментарии. Руководство компании считает такое сотрудничество оптимальным для получения разносторонней оценки проектов.

Sony Ericsson применяет вики-платформу для международного сотрудничества своих разработчиков. Здесь можно узнать об использовании технологий в телефонах Sony Ericsson и поделиться идеями и информацией. На главной странице: Quick tour – подробное пошаговое руководство по работе с сайтом и «Правила работы» для членов сообщества:

1. Уважайте точку зрения других – участникам напоминают о необходимости быть конструктивными, сохранять спокойствие в спорных моментах, вносить вклад, полезный для всего сообщества, и учитывать вклад других.

2. Принимайте на себя ответственность – например, если дискуссия приводит к возникновению новой темы, ее стоит переносить на новую страницу, так чтобы информацию впоследствии можно было легко найти.

3. Пишите по теме – это правило запрещает добавлять контент клеветнического, расистского, оскорбительного или не относящегося к теме характера. Записи такого рода удаляются со страниц.

4. Рассуждайте здраво – информация в вики постоянно меняется по ходу развития проектов, и содержание не обязательно отражает официальную политику компании или ее позицию по конкретному вопросу.

5. Пишите по-английски – это официально выбранный язык для работы в вики этой компании .

Carbon Five – американская компания-разработчик корпоративных веб-приложений – использует вики как для внутренних задач, так и для взаимодействия с клиентами. У каждого клиента есть своя страница, на которой он отслеживает ход собственных проектов.

IBM с помощью вики-технологии предоставляет разработчикам доступ к материалам многочисленных конференций: видео, подкасты, демо-версии.

Теги: вики в интранете, корпоративные вики