Интранет Блог

В последнее время многие ведущие интранетов задумываются об использовании вики-технологии на своих порталах. Но если разработчики ПО давно ее используют в проектах, для других она пока остается загадкой. Для каких конкретных задач вики может быть эффективной? Как ее внедрить и поддерживать? Как привлечь сотрудников к использованию нового средства?

Так как в России вики-системы еще не очень популярны и материалов на эту тему практически нет, мы проанализировали опыт международных экспертов. В статье обобщили его и дополнили своими комментариями и практическими рекомендациями на основе опыта развития интранетов. С разрешения Стюарта Мадера* (Stewart Mader), признанного вики-гуру, в статье мы использовали материалы с его сайтов, посвященных вики – www.ikiw.org и www.wikipatterns.com.

Сегодня мы публикуем первую часть статьи. Окончание – на следующей неделе.

Для каких задач эффективна вики -технология

В начале в двух словах о том, что такое вики (wiki) : Веб-технология, позволяющая пользователям совместно создавать страницы, их структуру и контент. Сайты на основе вики могут быть открытыми для широкой аудитории (Википедия) либо для строго определенной группы людей (например, корпоративные).

Общение

На личных страничках каждый может описать свои интересы, как рабочие, так и личные. Это помогает людям знакомиться, новым сотрудникам быстрее осваиваться в коллективе, дает основу для создания групп, лучшего взаимопонимания.

Совместная работа

• Корпоративная энциклопедия: самый известный пример – Википедия. В компании такой ресурс используется для создания книги нового сотрудника, каталога продукции или услуг, глоссария корпоративной терминологии.
• Учебники и руководства: в вики они перестают быть застывшими истинами, в реальном времени отражают изменения и накапливают ценный опыт и знания сотрудников.
• Проведение собраний: совместное планирование повестки дня, публикация результатов, назначение задач.
• Сотрудники отдела маркетинга в вики создают черновики отчетов, маркетинговых обзоров и пресс-релизов.
• В группе разработки вики используют для организации дискуссий, совместной разработки документации, также это дает возможность работать удаленно при полноценном участии в проекте.
• В отделе продаж – обсуждение сложных ситуаций, новой продукции и услуг.

HR-страничка

 

Перед внедрением вики важно точно определить задачи. Линда Скроки** (Linda Skrocki),  менеджер по техническим программам в Sun Microsystems, известный специалист по Веб 2.0 технологиям (блоги, форумы, вики и пр.), советует обратить внимание на «нишу» в каком-либо другом корпоративном ресурсе, где тема отражена неполно, или задача решается неэффективно. Пример: Компания SUN выпустила новые технологические платформы (СМТ). Для поддержки и развития проекта в дополнение к официальному корпоративному сайту открыли вики. Там собраны материалы, которые сложно предоставить на сайте: технические отчеты, описание решений, сравнительные оценки, калькулятор расчета мощности, документация и блоги по продукту. Доступ к контенту имеют сотрудники компании, участвовать в обсуждении может любой зарегистрированный пользователь.

Вот еще 2 совета Линды Скроки из интервью, которое она дала Стюарту Мадеру «Где лучше использовать вики? Когда не стоит этого делать?»:

• Дополняйте, не повторяйте
  Когда внедряется новое средство, как вики, многие думают, что оно будет дублировать информацию, которой они пользуются на другом ресурсе. Объясните сотрудникам разницу между ресурсами, иначе они не будут пользоваться вики. Расскажите, что не планируете заменять интранет на вики, а лишь хотите решить проблему совместной работы разных отделов. Хорошо, если технически интранет, вики и корпоративный сайт связаны между собой. Информация, добавленная в один ресурс, может автоматически попадать на другой.
• Непрерывность или завершенность?
  Есть документы, которые можно использовать только тогда, когда работа над ними завершена, все коррективы внесены. Например, Брошюра о продукте, Книга нового сотрудника, отчеты. Другое дело, что создавать эти документы можно совместно, с помощью вики – это облегчит сбор информации, разработку структуры и написание текста. Когда же документ завершен, он публикуется обычным способом – на сайте.

Как внедрить и поддерживать вики

1. Разработайте руководство и шаблоны страниц.

Разместите новость на главной странице: « Первый раз в вики? Начните с чтения руководства по работе с вики. Руководство содержит стратегии и техники для создания и поддержания эффективных вики на 10 страницах. Само руководство – тоже вики, поэтому если хотите, можете его дополнять или вносить изменения».

Руководство по работе с вики. Добавление фотографии.

 

Для каждой задачи создайте свои шаблоны, в которые останется только вводить информацию. Хорошо работает обычная структура страницы или перечень заголовков. Пустая страница часто пугает людей, а структура показывает, как действовать, и человек может вносить контент без посторонней помощи.

Вариант универсального шаблона для вики:

• Название страницы (должно быть говорящим и запоминающимся)
• Резюме: 1-2 коротких абзаца – для чего эта страница
• Использование: о чем и как писать
• Пример: дайте примеры применения
• Связанные страницы: укажите страницы, которые связаны с этой информацией
• Еще на эту тему: ссылки на внешние источники, вики, блоги, сайты

Пример использования шаблона

 

2. Определите группу или подразделение, которое сможет получить наибольшую пользу от использования вики, и сотрудники которых открыты новому опыту, готовы пробовать в работе новые средства. Если вы хотите вовлечь в вики новые группы, выбирайте неформального лидера в группе – того, кто всегда в авангарде, имеет авторитет среди коллег. Заинтересуйте его, обучите, и помогите привлекать других.

3. Разошлите приглашение и проведите обучение:

• кратко опишите новый ресурс, пригласите сотрудников на неформальный небольшой ознакомительный курс.
• на встрече расскажите, как вики может помочь людям решать их задачи и удовлетворять потребности.
• перечислите, что можно делать в вики, расскажите о стандартах работы, какую ценную информацию люди могут добавить или как они могут улучшить то, что сделано, если это необходимо.

********************************

Вторую часть статьи о вики – «Как привлечь сотрудников» – читайте во вторник, на следующей неделе, 17 июня. Если в вашей компании уже используют вики-технологии, напишите нам об этом: intranet@hci.ru. Мы расскажем о вашем опыте в продолжении статьи.

При подготовке статьи мы пользовались материалами специалистов:

* Steward Mader – бизнес-консультант в области организационного развития, управления проектами, управления знаниями. Популяризатор вики-технологии. Работает с компанией Atlassian, ведет сайт Grow your wiki, создатель сайта Wikipatterns.com.

** Linda Skrocki -  менеджер по техническим программам в Sun Microsystems, известный специалист по Веб 2.0 технологиям (блоги, форумы, вики и пр.). Комментарии о вики компании Sun Microsistems и интервью «When to wiki? When not to?».

***

Еще сообщения по теме:

Использование вики в компаниях: интервью с вики-гуру

Теги: wiki, внедрение вики, корпоративные вики